Segreteria organizzativa

Come si gestisce la segreteria

Offriamo un servizio di segreteria organizzativa per eventi caratterizzato da una cura meticolosa verso il cliente e i partecipanti. Grazie alle competenze tecnologiche ed informatiche avanzate, gestiamo ogni aspetto della segreteria organizzativa, garantendo precisione, efficienza e un’esperienza impeccabile.

Il nostro obiettivo è assicurare che ogni fase dell’evento, dalla pianificazione alla conclusione fino al reporting, si svolga senza intoppi, offrendo un supporto completo e su misura per ogni esigenza.

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Cosa include il servizio di Segreteria organizzativa

Creazione e spedizione massiva inviti e DEM - Direct Email Marketing

Nel 2024 circa la metà del traffico mail è classificato Spam, questo comporta aumento della sicurezza dei server di posta aziendali e riduzione del rating di consegna delle mail di invito. Usare i sistemi professionali configurati nel migliore dei modi garantisce il massimo rating di consegna.

Gestione iscrizioni

Identifichiamo e implementiamo le soluzioni on-line più rapide e semplificate per consentire ai partecipanti di confermare la loro presenza.

Supporto organizzativo agli speaker

Gli speaker hanno un ruolo di massima importanza negli eventi. Che siano interni o esterni devono essere seguiti con precisione maniacale con test singoli e coaching per garantire la miglior riuscita del loro intervento.

Gestione agenda

La scaletta di un evento è uno strumento importante intorno a cui ruota il lavoro di molte persone. VMA supporta il cliente nella gestione, aggiornamento e circolazione della scaletta tra tutto il gruppo di lavoro durante le fasi preparatorie.

Report dettagliati di partecipazione

Il report della partecipazione contiene le informazioni utili alla programmazione delle attività successive. VMA raccoglie ed elabora il dato proveniente dall on-site o dalle piattaforme on-line per fornire al cliente un report tempestivo completo e leggibile.

Come VMA gestisce il servizio di Segreteria organizzativa

Competenza informatica

L’informatica caratterizza ampiamente le attività di segreteria organizzativa. Il team di VMA con oltre 15 anni di esperienza nella consulenza informatica per gli eventi garantisce un supporto di alto livello e problem solving al lavoro dietro le quinte dell’evento

Massima expertise sulla sicurezza antispam

Nella gestione delle problematiche spam relative alla spedizione degli inviti abbiamo una competenza sistemistica derivata da oltre 15 anni di gestione server e nomi di dominio internet, configurazione avanzata dei sistemi di spedizione e dei record dns. Questo ci consente di ottenere il miglior rating di consegna degli inviti

Coaching dei relatori

VMA supporta i relatori con largo anticipo identificando le migliori soluzioni tecniche per metterli a proprio agio, soprattutto se intervengono da remoto, predisponendo il miglior set di ripresa possibile

Massima flessibilità su test tecnici

I tecnici VMA si adattano sempre alle disponibilità dei relatori per pianificare i test tecnici e le prove generali, per ottimizzare i tempi e non condizionare le agende dei relatori stessi